Электронные трудовые книжки и электронный кадровый документооборот

Сегодня предлагаем вниманию статью на тему: "Электронные трудовые книжки и электронный кадровый документооборот". Мы попытались полностью раскрыть тему, а наш специалист Сергей Шевцов поделится важными комментариями основанными на опыте работы.

Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде

19 октября 2018

Изображение - Электронные трудовые книжки и электронный кадровый документооборот proxy?url=https%3A%2F%2Frosmintrud.ru%2Fuploads%2Fnews%2F836x410-00000000-1522745555

Вопрос внедрения цифровых технологий в социально-трудовую сферу и отражения норм в законодательстве обсуждался на заседании Правительства России 28 июня 2018 года. В соответствии с данными поручениями Минтруд России подготовил законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)», а также подходы к ведению кадрового документооборота в электронном виде в организациях, которые были в основном поддержаны.

О законопроекте об «электронной трудовой книжке»

Минтруд России предлагает принять в 2019 году законопроект об «электронной трудовой книжке». Предполагается, что работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Видео (кликните для воспроизведения).

Минтруд России планирует на следующей неделе разместить законопроект на общественное обсуждение.

О ведении кадрового документооборота в электронном виде

Также сообщаем, что ведется проработка норм о предоставлении работодателям права ведения обязательных кадровых документов, указанных в Трудовом кодексе, только в электронном виде. К таким документам относятся трудовые договоры, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

С этой целью Минтруд России провел в 2018 году эксперимент с участием крупных компаний ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «Ростелеком», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Татнефть» им. В.Д. Шашина, ООО «Агроторг».

Компании отмечают необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений. Экономический эффект от ведения кадрового документооборота в электронном виде возможен при условии решения вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно).

По мнению бизнеса, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности. Проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами.

При потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии.

Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапности и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.

Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о «трудовой книжке» норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации, что зафиксировано в протоколе РТК от 7 сентября 2018 года.

Минтруд России считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Принятие законопроектов, которые имеют важное значение для перехода на электронный кадровый документооборот в организации, в соответствии с проектом паспорта национального проекта «Цифровая экономика в Российской Федерации» планируются в следующие сроки:

  • декабрь 2018 года – по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра,
  • июле 2019 года – в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.
Видео (кликните для воспроизведения).

С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.

Таким образом, информация в публикации в газете «Коммерсант» «Труд отторгает электронный учет» от 19 октября 2018 года не соответствует действительности.

Социальное партнерство и трудовые отношения

Минтруд назвал дату перехода на электронный кадровый документооборот

Первые результаты пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере

С 23 марта по 1 октября 2018 года Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы будут опробованы на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения ЭКД.
Читайте так же:  Разрешение на получение охотничьего оружия лицензия и документы

По информации Минтруда от 19 октября 2018 г., результаты пилотного проекта уже подведены. Проблемы, которые были выявлены, правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие трудности указал бизнес:

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2018 года – инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2019 года – проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако как показал эксперимент – образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2019 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19 октября 2018 г.):

работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Текст законопроекта на момент написания статьи официально опубликован не был. Как только документ появится, редакция Клуба ТК расскажет об этом. О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале «Правительство введет электронные трудовые книжки через 1,5 года».

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота. В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

В министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий». Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта. Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников. Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровом форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов как nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат. По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:

  • трудовой договор с дистанционным работником ( ст. 312.2 ТК РФ );
  • электронный больничный (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ);
  • акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»);
  • сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»);
  • любые другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись (например, журнал учета электрооборудования, журнал учета рабочего времени, пр.).

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге.

Читайте так же:  Порядок и сроки отказа от наследства по гк рф

Кабинет министров одобрил идею поэтапного введения электронных трудовых книжек в России. Решение было принято 28 июня на заседании правительства, говорится на сайте ведомства.

По словам премьер-министра Дмитрия Медведева, введение электронной трудовой книжки подразумевает не просто перевод документа из бумажного в электронный формат, а создание базы данных, где будет храниться информация обо всей трудовой деятельности человека.

У бумажной трудовой есть ряд недостатков: ее можно потерять или подделать, восстанавливать трудовой стаж с такой книжкой очень сложно. В то же время электронная трудовая обеспечит сохранность персональных данных в Пенсионном фонде, сократит издержки работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, а также упростит процедуру трудоустройства удаленных работников.

Предполагается, что в случае с электронной трудовой работодатели будут передавать необходимые сведения в Пенсионный фонд в режиме онлайн. Кроме того, созданная база данных исключит необходимость предоставления сведений о трудовой деятельности и стаже при обращении за госуслугами. Чиновники обещают, что затраты работодателей на кадровое производство благодаря реализации проекта уменьшатся.

Дмитрий Медведев пообещал, что для людей, которые захотят иметь, помимо электронной, бумажную версию трудовой книжки, работодатели продолжат вести традиционный бумажный документ. Передача документа в электронном виде в Пенсионный фонд начнется с 1 января 2020 года.

В течение 2019 года чиновники планируют урегулировать все связанные с этой темой правовые и организационные вопросы. Уже известно, что Минтруд, Минэкономразвития, Минфин и Минкомсвязи до 29 октября 2018 года должны успеть внести в правительство проект закона, предусматривающий формирование и ведение электронных трудовых книжек.

Подготовка законопроекта об электронной трудовой книжке включена в первый этап проработки темы электронного кадрового документооборота в России. «Электронная трудовая книжка основана на имеющейся инфраструктуре и отчетности Пенсионного фонда России. Этот проект предусматривает дополнение информационной системы ПФР с 2020 года данными о трудовой деятельности гражданина — например, сведениями о приеме на работу, переводах, увольнениях работника, его образовании, — цитирует слова министра труда и социальной защиты Максима Топилина сайт Минтруда России. – В следующем году предусматривается переходный период, когда работодатели должны будут внести изменения в локальные нормативные акты, подготовить программно-технические средства для подготовки к передаче в ПФР информации в режиме онлайн и проинформировать работников о новых положениях Трудового кодекса».

Максим Топилин подтверждает, что срок ведения бумажных книжек не будет ограничен: важно учитывать различия в характере трудовой деятельности, готовность работодателей и работников, а также их волеизъявление.

В случае согласия работника на ведение электронной трудовой книжки работодатель выдаст ему бумажную трудовую и перестанет ее вести в дальнейшем.

Электронный кадровый документооборот и разъяснения Минтруда

Помимо законопроекта об электронной трудовой книжке Минтруд сейчас прорабатывает подходы и определяет сроки для внедрения норм, которые дают работодателю право ведения кадрового документооборота в электронном виде. Эту работу планируется завершить до 1 октября 2018 года. По словам министра труда и социальной защиты Максима Топилина, поставленные вопросы затрагивают интересы и права 58,7 млн человек, работающих по найму в юридических лицах, и около 4,7 млн юридических лиц.

На протяжении последних трех месяцев идет эксперимент по апробации механизма ведения кадровых документов в электронной форме с некоторыми крупными работодателями (ООО «СИБУР», ПАО «Мечел», ОАО «Российские железные дороги», ПАО «РОСБАНК», АО «АЛЬФА-БАНК», АО «Газпромбанк» и др.). Проект планируется завершить к ноябрю 2018 года.

Еще один вопрос, по которому сейчас прорабатываются предложения, — электронный надзор (обмен данными между работодателями и инспекциями по труду в электронном формате).

На сайте Минтруда отмечается, что при подготовке предложений по применению цифровых технологий в сфере труда выдвигаются два принципа:

  • работник не несет расходы, связанные с ведением в организации документов только в электронном виде;
  • снижение гарантий работников и дискриминация в зависимости от наличия электронных устройств у гражданина допускаться не должны.

Важно и то, что работодателю предоставляется право самостоятельно решать, в какой форме вести кадровые документы. То есть его не могут обязать вести кадровые документы в электронном виде.

Трудовая книжка в электронном виде — когда можно будет оформить

Совсем скоро, с начала 2019 года, организации смогут вести трудовые книжки работников в электронном виде. Поскольку такое нововведение обещает значительно упростить кадровый документооборот, владельцы бизнеса часто интересуются, какие новые возможности предоставит трудовая книжка в электронном виде работодателям и сотрудникам, и на какой стадии находится разработка соответствующего законодательства.

Какими преимуществами обладает трудовая книжка в электронном виде

Предполагается, что электронное оформление и ведение трудовых книжек упростит и ускорит кадровый документооборот и позволит не потерять сведения, важные для исчисления пенсии в будущем. Рассмотрим основные преимущества электронной трудовой книжки от бумажной ее версии:

  1. Исключается возможность порчи, подделки, утраты трудовой книжки.
  2. Хранение сведений о трудовой деятельности обеспечивается специализированной базой данных, надежно защищенной от несанкционированных проникновений.
  3. Сведения о трудовом стаже и другой информации будут за доли секунды передавать в Пенсионный Фонд России для формирования БД в электронном виде без привязки к физическому носителю. Работника предприятий больше не придется передавать в ПФР много документов для подтверждения стажа.
  4. Контролирующим органам станет доступна информация о совместительстве, награждениях и взысканиях на работе сотрудника.
  5. Работодатели смогут экономить время и средства на ведении трудовых книжек отделом кадров.
  6. Работник будет иметь возможность получения сведений из трудовой книжки в реальном времени.
  7. Доступ к информации о трудовой деятельности сотрудников смогут получить как сами работники, так и наниматели и государственные органы.

Трудовая книжка в электронном виде — публичное обсуждение

Трудовая книжка — это кадровый документ, который в обязательном порядке оформляется каждому трудящемуся по первому месту официального трудоустройства, после чего передается в отдел кадров каждого из последующих работодателей. На сегодняшний день трудовые книжки оформляются на бумажных носителях. Правом на отказ от оформления работнику документа имеют работодатели, являющиеся физическими лицами, не зарегистрированными в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей (ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка заводится для того, чтобы можно было правильно рассчитать пенсионное пособие по окончании трудовой деятельности, и чтобы дать возможность новым работодателям оценить трудовые достижения сотрудника на прошлых местах работы. В документе накапливаются сведения о трудовой деятельности, стаже, наградах, поощрениях работника.

Читайте так же:  Всегда ли требуется согласие супруги на совершение сделки

Правительство РФ рассматривает возможность ведения учета информации о трудовой деятельности россиян в электронном виде с 2017 года. До конца октября 2018 года должна быть завершена разработка законопроекта о замене бумажной версии документа на электронную. Поскольку властям предстоит также провести информационно-разъяснительную работу по внедрению электронного кадрового документооборота среди нанимателей и работников, будет подготовлен дополнительный законопроект по данному вопросу. Правительству необходимо:

  • обеспечить техническую возможность ведения электронных трудовых книжек;
  • ввести электронный документооборот и разъяснить, как им пользоваться;
  • организовать электронный надзор работы отдела кадров предприятий.

Важно! Поскольку старшему поколению россиян сложно объяснить все преимущества электронного документооборота и устранить сомнения по данному вопросу, электронные трудовые книжки станут альтернативным вариантом — принуждать работников отказаться от бумажных книжек власти не станут.

Электронные трудовые книжки и электронный кадровый документооборот

Сегодня ведущие СМИ опубликовали сообщение официального сайта Минтруда о том, что новый закон внедряющий электронные трудовые книжки и электронный кадровый документооборот может быть принят уже в 2019 году. Обсуждение данной инициативы шло уже давно, еще летом 2018 года на заседании правительства было принято решение поэтапного введения электронных трудовых книжек в России.

По замыслам Минтруда электронная трудовая книжка сможет формироваться на данных о трудовой деятельности работников, которые работодатель обязан регулярно отправлять в Пенсионный Фонд. Предполагается, что в будущем любые данные о трудоустройстве, переводе на другое рабочее место, увольнении в отношении каждого работника, получаемые в автоматическом режиме от работодателей, будут накапливаться и обрабатываться в единой информационной системе.

Новая система трудового документооборота сможет позволить любому работнику в любое время получить доступ к своей трудовой истории онлайн с помощью электронной трудовой книжки. Работники смогут при поиске новой работы отправлять свои трудовые данные потенциальному работодателю прямо в электронном виде, что особенно актуально, когда человек ищет работу в другом регионе.

На официально сайте Минтруд анонсирована информация о том, что министерство собирается в 2019 году принять законопроект об «электронной трудовой книжке». По мнению чиновников это масштабный и крайне важный проект, который затронет десятки миллионов работников и работодателей по всей России. Предполагается, что до конца осени 2018 года новый законопроект будет опубликован на портале правовой информации для общественного ознакомления и обсуждения.

Изображение - Электронные трудовые книжки и электронный кадровый документооборот proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.papajurist.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2Felektronnyye-trudovyye-knizhki

Уже сейчас известно, что планируется поэтапный переход с бумажных на электронные трудовые книжки, для полного перехода потребуются изменения в Трудовом кодексе и в регламенте ведения кадровых документов. Но пилотные эксперименты уже проводились на таких предприятиях как ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «РОСБАНК», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «Ростелеком», ПАО «Мечел», ПАО «Татнефть» и ООО «Агроторг».

Отечественный бизнес в лице «Российского союза промышленников и предпринимателей» поддерживает инициативы Минтруда и предложил правительству форсировать скорейший переход на электронные трудовые книжки. И если изначально внедрение электронного кадрового документооборота планировалось с 2020 по 2027 год, то представители РСПП заверяют, что бизнес сможет за 3 года перейти на новые рельсы.

Внедрение электронного кадрового документооборота в России

Для внедрения полноценного электронного кадрового документооборота в России, по мнению представителей бизнес-сообщества, необходим комплексный пакет законодательных нововведений. Например, необходимо закрепить унифицированные требования к универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), что позволит обеспечить возможность ее безопасного использования в рамках любых правоотношений работник-работодатель. На конец 2018 года УКЭП на одного человека обходится бизнесу в среднем от 1000 до 5000 рублей ежегодно. Бизнесмены уверены, что экономический эффект от внедрения электронного кадрового документооборота возможен лишь при условии снижения стоимости приобретения и использования УКЭП, ведь законопроект предполагает, что именно работодатели будут приобретать электронную подпись за счет собственных средств.

Бизнес-сообщество заявляет и о рисках обеспечения безопасности электронных документов при проверках контрольно-надзорных органов, а также при необходимости рассмотрения споров в судебных инстанциях. Опасения есть в отношении потенциальных проблем при утрате работодателем информации на электронных носителях, ошибок программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном — всё это может затруднить отчетность бизнеса перед контрольно-надзорными органами. Этим же рискам подвержены и сами работники, ведь они также могут пострадать в том случае, если работодатель не сможет обеспечить сохранность информации из электронной трудовой книжки. Хотя эти проблемы могут возникать и с бумажными носителями во время пожара или затопления канцелярии / бухгалтерии предприятия.

Чиновники Минтруда считают, что для полноценного внедрения электронного кадрового документооборота и электронных трудовых книжек необходимо обеспечить решение всех потенциальных проблем в IT-обеспечении, касающимся электронной цифровой подписи, хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах по трудовым вопросам.

В ближайшие месяцы планируется внесение на рассмотрение в Госдуму законопроекта по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к УКЭП, визуализации электронной подписи в электронном документообороте, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра. Еще один законопроект призван будет уточнить понятия «электронный документ», определить процедуры хранения документов в электронном виде, вопросы использования и хранения электронного дубликата документа (электронного образа), а также вопросы формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных для полноценного электронного документооборота с использованием новых технологий.

С теми работниками, кто только начнет свою трудовую деятельность после внедрения электронных трудовых книжек всё понятно, они сразу будут работать по новой схеме, а вот что будет с текущими работниками, у кого есть только старая бумажная трудовая книжка — останется ли она или станет недействительной?

На текущий момент можно говорить лишь о том, что новый законопроектом не предусматривает одномоментный полный отказ от бумажных трудовых книжек. Чиновниками предполагается, что на весь период перехода от бумажных трудовых к электронным работодатели будут продолжат вести старые бумажные трудовые книжки.

Отказаться от своей бумажной трудовой книжки работник может только подав письменное заявление об отказе от их ведения на бумажном носителе в адрес работодателя. При получении подобно заявления работодатель обязан перейти на электронный учет, а старую бумажную трудовую отдать работнику на хранение. Такой порядок поэтапного отказа от старых носителей решено установить потому что многие работники не готовы отказаться от бумажных трудовых книжек (консервативны, не доверяют электронным носителям).

Читайте так же:  Как лишить доли в приватизированной квартире

Основными принципами реформы трудового документооборота Минтруд считает, во-первых, снятие необходимости оплачивать нововведения работниками — трудящийся не будет нести расходы, связанные с ведением в организации документов только в электронном виде (электронная трудовая книжка, УКЭП, электронный документооборот); а во-вторых, недопущение дискриминация работников в зависимости от наличия электронной трудовой книжки или бумажной.

11 Сентября 2018 Возможные варианты перехода на электронные трудовые книжки и полностью электронный кадровый документооборот

Стоит отметить, что Минтруд России уже подготовил законопроект об учете данных о трудовой деятельности работников в электронном виде и планирует внести его в Правительство РФ до конца года. Параллельно свою версию законопроекта – с учетом предложений научного и бизнес-сообщества – разработала рабочая группа “Трудовое законодательство” Центра компетенций АНО “Цифровая экономика”. Принципиальные различия двух позиций обсуждались в ходе прошедшего на прошлой неделе в Аналитическом центре при Правительстве РФ круглого стола. Рассмотрим наиболее важные положения обоих проектов.

Учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Согласно поправкам в Трудовой кодекс, разработанным Минтрудом России (далее – Законопроект № 1; текст проекта имеется в распоряжении портала ГАРАНТ.РУ), электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, содержащиеся в информационной системе ПФР и формируемые на основе представляемой работодателями информации (ТК РФ планируется дополнить новой ст. 66.1). Предполагается расширить перечень сведений, которые в настоящее время направляются работодателями в ПФР в соответствии с законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования (ст. 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ; далее – закон о персонифицированном учете), данными об образовании и квалификации работников. В связи с этим министерством подготовлен также законопроект о внесении изменений в закон о персонифицированном учете, предусматривающий включение в индивидуальные лицевые счета, открытые ПФР для каждого застрахованного лица, нового раздела – “Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)”. В качестве таких сведений будет выступать информация:

  • о работодателе, выполняемой работе и ее периодах. Имеются в виду наименование страхователя (им является работодатель), сведения о приеме на работу, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, а также данные приказа или иного документа страхователя, ставшего основанием для оформления перечисленных трудовых отношений;
  • об образовании: наименование и год окончания учебного заведения, специальность или профессия, а также квалификация (при наличии), данные документов об образовании, о квалификации;
  • о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Такой расширенный перечень сведений обо всех сотрудниках, в том числе работающих по совместительству, по задумке министерства, работодатели должны будут направлять в ПФР в электронном виде – по форме, утвержденной фондом, – уже с 1 января 2020 года. Причем поправками в закон о персонифицированном учете предлагается установить, что работодатель обязан представлять новые сведения о трудовой деятельности, кроме информации об образовании, в день издания соответствующего приказа (о награждении, переводе, увольнении и др.). Так что, скорее всего, речь идет именно о новой форме представления данных, а не корректировке тех, которые используются сейчас (постановление Правления ПФР от 11 января 2017 г. № 3п).

Нельзя не отметить, что всего, согласно сопроводительным материалам к Законопроекту № 1, его принятие потребует внесения изменений в более 100 нормативных актов (как законов, так и подзаконных актов), содержащих положения о трудовых отношениях и трудовом стаже, а также упоминание о сведениях о трудовой деятельности. Проекты необходимых для реализации законопроекта подзаконных актов или хотя бы их концепции должны быть готовы к моменту внесения Законопроекта № 1 в Госдуму, иначе палаты Федерального Собрания РФ просто не примут документ, отметила первый заместитель председателя Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Людмила Бокова. Кроме того, по ее мнению, к этому моменту нужно просчитать всю экономику процесса перехода на электронные трудовые книжки и исходя из полученных результатов устанавливать переходный период.

Эксперты АНО “Цифровая экономика” также считают использование системы персонифицированного учета ПФР наиболее оптимальным вариантом перехода на электронный учет сведений о трудовой деятельности работников. “Почти все работодатели имеют налаженные каналы связи с ПФР, – пояснила член рабочей группы – разработчика альтернативного законопроекта (далее – Законопроект № 2), вице-президент ПАО Сбербанк Анна Попова. – К тому же при начислении пенсий используется информация не из трудовых книжек, а из данной системы ПФР”. В то же время авторы Законопроекта № 2 считают установление длительного переходного периода, предлагаемого Минтрудом России, не только не обоснованным, но и обременительным для работодателей, так как, помимо одновременного ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и бумажных трудовых книжек, им предстоит предусмотреть систему учета заявлений сотрудников об отказе от традиционных трудовых. В связи с этим проект предусматривает полный единовременный на территории всей страны отказ от бумажных трудовых книжек с 1 января 2020 года. Предполагается, что с этой даты они станут документами личного хранения.

Данную позицию разделяют и эксперты Аналитического центра при Правительстве РФ. “Непонятно, почему с 2020 года нельзя полностью перейти на учет в базе ПФР. С моей точки зрения, технических барьеров нет. Если бы мы в свое время проводили голосование по вопросу, все ли готовы доверять порталу госуслуг, то, наверное, большинство населения сказало бы, что не знает, потому что не понимает, как этим пользоваться, а сейчас на портале создано 80 млн личных кабинетов”, – отметил руководитель проектного офиса по реализации программы “Цифровая экономика Российской Федерации” Владимир Месропян. К тому же в случае одобрения Законопроекта № 1 и принятия на его основе федерального закона с 1 января 2019 года работодатели будут обязаны информировать работников о внесенных документом в ТК РФ изменениях – данное положение также содержится в проекте.

Среди других существенных отличий Законопроекта № 2 стоит выделить, во-первых, иную предполагаемую периодичность представления в ПФР сведений о различных кадровых событиях. Предусматривается, что данные должны будут направляться в фонд не сразу после подписания приказа или иного документа, а ежемесячно, что исключит необходимость донастройки используемого им программного обеспечения для обработки сведений фактически в онлайн-режиме. Во-вторых, эксперты АНО “Цифровая экономика” уверены, что во всех случаях, требующих представления сведений о трудовой деятельности работников, они должны направляться в электронном виде. Представление сведений в бумажном формате должно стать исключением и допускаться только в том случае, когда соответствующая информация отсутствует в системе ПФР. В то же время при желании работник сможет получить бумажный документ, содержащий данные сведения, при увольнении.

Читайте так же:  Образец заполнения анкеты на японскую визу

Как отметила Анна Попова, проведенный с целью оценить возможность масштабирования системы ПФР за счет включения новых данных пилотный проект ПАО Сбербанк и ПФР показал, что у фонда есть не только необходимая база для хранения всех сведений о трудовой деятельности работника, но и техническая возможность для взаимодействия с работодателями по защищенным каналам связи, что позволяет предотвратить утрату или искажение данных. По словам заместителя председателя правления ПФР Алексея Иванова, фонд действительно готов к реализации предполагаемых изменений с 1 января 2020 года и в настоящее время ведет работу по повышению уровня защиты системы.

МНЕНИЕ: Алексей Иванов, заместитель председателя правления ПФР:

“Пенсионный фонд понимает всю степень ответственности, которая на него ляжет, но она у него и так огромна – мы ведем данные о 6 млн предприятий, о приеме страховых взносов по 55 млн работающих граждан, о 44 млн пенсионеров, о 80 млн получателей социальных льгот. Думаю, под руководством Минтруда России мы справимся с поставленной задачей, и технологических рисков запуска обновленной системы я не вижу.

С 1 января 2020 года работодатели за всех своих работников будут сдавать и отчетность, и все данные о перемещении человека по кадровой лестнице и образовании. Онлайн-передача данных даст работнику возможность в любое время посмотреть, какую должность он занимает, платит ли работодатель за него страховые взносы и в каком размере. Гражданин может и должен этим интересоваться – это его личные интересы, его пенсия. Мы хотим сделать граждан более активными. Более того, человек в любой момент сможет получить со смартфона или ноутбука, с любого устройства выписку о трудовой деятельности и отправить в любое место, причем отправит он документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью ПФР, то есть юридически значимый документ. Если захочет все-таки документ в печатном виде, может на принтере его распечатать и заверить в любом отделении ПФР или МФЦ. Мы минимизируем все риски граждан”.

Переходный период нужен и для того, чтобы организовать выдачу трудовых книжек на личное хранение, так как для крупных компаний это предполагает немаленький объем работы, отметила представитель корпоративного центра АО “Северсталь Менеджмент” Ольга Бернацкая. Она также подчеркнула необходимость определения формата некой завершающей записи в трудовой книжке, которая будет свидетельствовать о том, что начиная с момента ее внесения все сведения о трудовой деятельности сотрудника ведутся исключительно в электронном виде.

Наконец переходный период необходим для обеспечения работодателями возможности получения данных о трудовой деятельности в электронном виде тем гражданам, которые пока не пользуются цифровыми устройствами в принципе, добавил заведующий кафедрой трудового права юридического факультета МГУ имени М.В. Ломоносова, председатель Комиссии по социальному законодательству Ассоциации юристов России Александр Куренной.

  • бесплатность для работников – они не должны нести расходы по приобретению электронной подписи или электронных устройств, необходимых для взаимодействия с работодателями в электронном виде;
  • недопущение дискриминации работников, не имеющих электронных устройств;
  • добровольность для участников правоотношений – ведение кадровых документов в электронном виде должно стать правом, а не обязанностью работодателей;
  • наличие развитой инфраструктуры.

Крупные компании, по словам их представителей, готовы модернизировать свои корпоративные информационные системы и нести обоснованные расходы, необходимые для ведения электронного документооборота, но использование во внутреннем документообороте усиленной квалифицированной электронной подписи, минимальная стоимость которой не менее 1 тыс. руб., делает этот процесс невыгодным. “Мы готовы даже выдавать работникам смартфоны на андроиде за 2 тыс. руб. с установленной программой, это проще, чем бумажки принимать. Но если будет введено требование, что во внутреннем документообороте все документы должны подписываться УКЭП, нам это будет невыгодно. При 70%-ной текучке кадров и необходимости ежегодного обновления УКЭП нам придется каждый год выдавать 250 тыс. подписей”, – подчеркнул представитель торговой сети “Пятерочка” Алексей Коряков. Оптимальным вариантом могло бы стать использование простой цифровой подписи, создаваемой сотруднику на период работы у конкретного работодателя, при условии повышения ее надежности, отметила Ольга Бернацкая.

По мнению Саввы Шипова, вопрос о том, какая электронная подпись должна будет использоваться при работе с кадровыми документами в электронном виде, действительно требует отдельного обсуждения и соответствующих экономических расчетов на стадии разработки законопроекта об электронном кадровом документообороте – до его внесения в правительство. Кстати, положения о подготовке и реализации этого проекта должны быть включены в план мероприятий по направлению “Нормативное регулирование” программы “Цифровая экономика Российской Федерации”, полагает замминистра. Кроме того, он отметил, что многие из возникших при обсуждении процесса цифровизации трудовых отношений вопросов с большой долей вероятности будут сняты положениями других законопроектов, разрабатываемых в рамках программы по цифровой экономике, – о совершенствовании работы удостоверяющих центров и статуса ЭЦП, о создании национальной системы управления данными, об электронных доказательствах и др.

Таким образом, все эксперты сходятся во мнении о целесообразности отказа от бумажных трудовых книжек и перехода на электронный кадровый документооборот, поскольку это предполагает повышение скорости получения информации и гарантирует сохранность данных, в том числе от неправомерной корректировки. При этом выбранный способ реализации предлагаемых изменений не должен повлечь необоснованных расходов работодателей, поскольку снижение издержек заявляется в качестве одного из преимуществ цифровизации процессов.

Тем не менее есть все основания полагать, что полный отказ от бумажных трудовых, даже в случае введения определенного переходного периода, будет осуществлен раньше, чем переход на электронный кадровый документооборот.

Изображение - Электронные трудовые книжки и электронный кадровый документооборот 3456363343
Автор статьи: Сергей Шевцов

Добрый день! Я уже чуть более 11 лет предоставляю услуги юридической помощи свои клиентам. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в удобном виде всю нужную информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 4

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here