Гарантийное письмо как составить правильный документ

Сегодня предлагаем вниманию статью на тему: "Гарантийное письмо как составить правильный документ". Мы попытались полностью раскрыть тему, а наш специалист Сергей Шевцов поделится важными комментариями основанными на опыте работы.

Выражение «гарантийное письмо» подразумевает под собой достаточно широкий спектр документов, объединяющий в себе одно — кто-то что-то кому-то гарантирует. В данном материале мы раскроем вам, как правильно написать гарантийное письмо, приведем образцы разных гарантийных писем, а также поясним для чего они вообще нужны.

Смысл проистекает из самого названия — это документ, выражающий волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, к примеру: оплата задолженности, выполнение определенных, взятых на себя, обязательств, совершение определенных действий.

Как правило, подписывает гарантийное письмо руководитель компании. В отдельных случаях — его представитель по доверенности, если он уполномочен на подписание документов компании.

Гарантийное письмо должно содержать следующие параметры:

  • от кого исходит, и кому адресовано данное письмо, иными словами, стороны;
  • реквизиты стороны-гаранта, адрес, контакты;
  • дата документа, и, если вы ведете тщательное делопроизводство в своей компании — исходящий номер документа;
  • суть изложенного — кто, что гарантирует, в какие сроки;
  • должность, ФИО должностного лица, подписавшего письмо;
  • печать организации, кроме случаев подписи письма представителем по доверенности; в этом случае понадобятся данные об этой доверенности;
  • если составлял исполнитель — данные и контакты исполнителя.
Видео (кликните для воспроизведения).

Желательно составить письмо на фирменном бланке, такие документы лучше воспринимаются, нежели просто на белом листе бумаги.

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо на юридический адрес, как его иногда называют, это документ, согласно которому собственник или арендатор (при наличии согласия собственника) гарантируют предоставить нежилое помещение в качестве юридического адреса компании. Фактически компания там может и не находиться, однако это может быть чревато отказом в регистрации — налоговая с 2017 года тщательно проверяет принадлежность компании определенному адресу.

Образец гарантийного письма о юридическом адресе с июля 2017 года, после массовых отказов по адресам:

Один из наиболее частых примеров применения гарантийных писем — возврат дебиторской задолженности. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? В первую очередь, нужно дать понять кредитору, что вы намереваетесь платить без задержек и просрочек, дабы не подорвать к себе доверия. Желательно предоставить график погашения задолженности, если оплата планируется частями с определенной периодичностью. Если же этого не планируется, можно просто указать сумму, и срок, до которого она должна быть возвращена.

Пример гарантийного письма об оплате задолженности:

Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору

Обязательствами по договору не обязательно может быть оплата, хотя такое гарантийное письмо также имеет место быть. Как пример, приведем образец гарантийного письма об оплате товара:

А также, образец гарантийного письма об оплате услуг по договору

Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

Настоящим ООО «ВАСИЛЕК» в лице Генерального директора Петрова Александра Ивановича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) оплату по счету № 147/р в размере 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей за размещение рекламы, в срок до 01.08.2018 г.

Генеральный директор ООО «ВАСИЛЕК» ____________Петров А.И.

В любом случае необходимо указать, что именно вы гарантируете сделать, и в какой срок.

Однако, обязательствами по договору может быть и, к примеру, поставка товара, выполнение работ. Приведем пример гарантийного письма на поставку товара (образец):

Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

Настоящим ООО «ВАСИЛЕК» в лице Генерального директора Петрова Александра Ивановича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2018 г.

Генеральный директор ООО «ВАСИЛЕК» ____________Петров А.И.

А также, образец гарантийного письма на выполнение работ по договору подряда:

Гарантийное письмо от работодателя о приеме на работу — еще один вид гарантийного письма. В нем, как нетрудно догадаться, работодатель гарантирует принять соискателя на работу на должность, указанную в вакансии на определенную оплату. К примеру, такое письмо может понадобиться для оформления визы в консульстве иностранному специалисту, собравшемуся трудоустраиваться в нашей стране. Либо, студенту, который стажировался у данного работодателя, и тот пообещал его у себе устроить после окончания обучения. В любом случае, это гарантия для соискателя, что его точно примут на работу на указанных в письме условиях.

Как видите, ничего сложного в составлении гарантийных писем нет. Главное — внимательность.

Читайте так же:  5 групп условных обозначений на топосъемке

Как составить гарантийное письмо, образцы писем 2018 года об оплате и выполнении работ

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2Fbukvaprava.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

Что такое гарантийное письмо, как правильно его составить, образцы написания гарантийного письма. Гарантийное письмо представляет собой документ, который подтверждает намерения одной стороны выполнить определенные действия в пользу другой стороны или как пример, намерения придерживаться каких-либо условий по отношению к другой стороне. Грамотно написанное гарантийное письмо – залог Вашей уверенности в его исполнении.

Видео (кликните для воспроизведения).

Гарантийное письмо – это в первую очередь документ, содержащий в себе гарантию реализации взятых на себя обязанностей одной стороной по отношению к другой. Такими обязательствами могут быть оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

Самым распространённым видом гарантийного письма есть гарантийное письмо на оплату задолженности.

Кстати, полезно узнать, как можно проверить компанию по ИНН?

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2Fbukvaprava.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

  • Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
  • Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
  • Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
  • Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
  • Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2Fbukvaprava.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

В гарантийных письмах от имени юридического лица всегда должны быть нужные реквизиты и подпись руководителя.

Обязательные реквизиты для юридического лица:

  • Наименование организации и его реквизиты
  • Необходимые контактные данные
  • Суть обращения в письме
  • Дата подписания
  • Печать организации, а также подпись ответственного лица

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2Fbukvaprava.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

Реквизиты для физических лиц:

  • ФИО
  • Паспортные данные и адрес проживания
  • Суть обращения в письме
  • Подпись

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2Fbukvaprava.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2Fbukvaprava.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

Так как законодательством нет четко предусмотренной формы для написания гарантийного письма на оплату задолженности, подтверждение выполнения услуг и работ, о приеме на работу и других видов этого письма – написать его довольно просто.

При написании гарантийного письма стоит учесть лишь то, что, если письмо составляется от имени юридического лица, оно должно составляться на бланке юридического лица и содержать необходимые реквизиты. От физического лица гарантийное письмо может быть написанное в произвольной письменной форме.

Гарантийное письмо об оплате задолженности (документ оформляется обязательно на бланке организации, должен быть подписан главным бухгалтером, а также руководителем, должна быть проставлена фирменная печать).

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2Fbukvaprava.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

Гарантийное письмо о выполнении работ (составляется аналогично, но гарантии предоставляются на выполнение определенного вида работ в определенный срок)

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2Fbukvaprava.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

Такой документ, как гарантийное письмо можно использовать не только для урегулирования взаимоотношений между юридическими лицами, его можно использовать и во взаимоотношениях физических лиц.

Дополнительно рекомендуется прочитать информацию о том, как составить письмо о возврате товара, а также как правильно написать претензию?

Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем

Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами.

  • Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правыми нормами регламентируются?
  • Какие существуют разновидности гарантийных писем?
  • Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

  • предложение совершить оплату услуг после их оказания;
  • предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

  • предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
  • сроки выполнения.
Читайте так же:  Ходатайство о генетической экспертизе

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

  • можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
  • если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
  • суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

  • объем ограничивает подробное описание условий;
  • невозможно определить все права и обязанности;
  • не оговариваются процедурные моменты;
  • не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

  • номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
  • название организации-адресата;
  • ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
  • тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
  • основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
  • данные отправителя;
  • должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

  • адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
  • обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
  • должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
  • реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
  • любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

Пример гарантийного письма на подтверждение задолженности

Генеральному директору
ООО «Специнвест»
Студенцову П.И.

о поставке товара

Исх. № 124/56н
12.09.2016 г.

Настоящим просим вас поставить партию продукции (средств индивидуальной защиты) по заявке № 46-18 от 10.09.2016 г.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 10.10.2016 г.

Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 1% от суммы невыполненных обязательств.

ОАО «Бета-банк», г.Уфа
р/с № ххххххххх;
к/с ххххххххх;
БИК ххххххх;
ИНН ххххххх;
КПП хххххххх.

ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

Заверяя, что услуги или работа обязательно будут выполнены к означенной дате, отправитель подтверждает объем, сроки и качество работ.

Специфика оформления:

  • реквизиты стандартны;
  • особенности основного текста – обязательно расписать виды услуг (работ), четко указать временные рамки и гарантируемый объем;
  • должны быть указаны реквизиты документации, которая стала основанием для потенциальных работ или услуг (например, соглашение, договор и т.п.);
  • указать местонахождение и значимые характеристики объекта, на котором выполняется работа или оказываются услуги.
Читайте так же:  Гражданский и фактический брак в чем разница

Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

Директору
ООО «Терция»
Олиференко М.В.

О завершении ремонтных работ

Исх. № 124/1
05.05.2016 г.

Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д.28, кв.115, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.04.2016 г., заключенного с ООО «Терция» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 16.06.2016 г.

В случае невыполнения данного обязательства ООО «Мастеровой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.

Генеральный директор
ООО «Мастеровой» (подпись) А.Ф.Закревский

Главный бухгалтер
ООО «Мастеровой» (подпись) С.Е. Резвых

Чтобы оформить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, нужно учесть следующие нюансы:

  • адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
  • обязательна информация о собственнике предоставляемой недвижимости (юрлице) – название организации, ее руководитель;
  • должны присутствовать сведения о вновь создаваемом юрлице, хотя бы наименование;
  • следует перечислить все основные характеристики сдаваемого в аренду помещения (адрес, площадь и пр.);
  • необходима фраза, четко декларирующая согласие собственника недвижимости на заключение с новой организацией договора аренды;
  • гарантийное письмо должно иметь приложение – свидетельство на право собственности или договор аренды недвижимости, оформленное на потенциального арендодателя (копия, заверенная нотариально).

Пример гарантийного письма на подтверждение намерений арендодателя

ИНФС № 2 по г.Санкт-Петербург

О предоставлении юридического адреса

Г.Санкт-Петербург
18.10.2016 г.

ООО «Мегаполис», в лице генерального директора Самохваленко Р.Г., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: Г.Санкт-Петербург, ул.Магнитогорская, д.15.. офис № 4 для совершения государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ООО «Кодекс».

Вышеуказанное помещение принадлежит ООО «Мегаполис» на правах аренды (Договор аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.) с правом заключать договоры субаренды.

  • копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»;
  • копия Договора аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.

ООО «Мегаполис» (подпись) Р.Г.Самохваленко

Данное гарантийное письмо составляется с учетом следующих особенностей:

  • указывается конкретное лицо или организация-адресат, но допустима и адресация «по месту требования»;
  • обязательное проставление исходящего номера и даты в соответствии с Журналом регистрации корреспонденции;
  • наименование должности, на которую принимается человек с указанными личными данными (ФИО без сокращений);
  • прописываются основные моменты будущего трудоустройства (ставка, оклад, гарантии работодателя);
  • письмо можно передать в адресуемую организацию или доверить самому будущему сотруднику.

О приеме на работу

Исх. № 634/78
14.07.2016 г.

Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 01.09.2016 г.

ООО «Домашний учитель» обязуется предоставлять Алениковой П.С. официальную заработную плату в размере 65 000 руб. в месяц плюс ежемесячная премия по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и полный социальный пакет.

Генеральный директор
ООО «Домашний учитель» (подпись) В.К. Лицезоров

Главный бухгалтер
ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю.Л.Зарубинская

Как правильно написать гарантийное письмо (образец, бланк)?

Гарантийное письмо (образец) заинтересует тех, кто хочет получить от должника документ, в котором тот обязуется выполнить какое-то действие в рамках взаимоотношений сторон. Сфера применения гарантийных писем обширна. В нашей статье вы узнаете, как правильно составлять гарантийное письмо.

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2Fnsovetnik.ru%2Ffiles%2Flori-0005001104-smallwww

Гарантийное письмо – это один из документов делового оборота, который составляется одной из сторон сделки (или физическим лицом) и содержит в себе подтверждение соблюдения определенных условий или выполнения каких-либо действий.

Гарантийное письмо является одним из способов обеспечения обязательств.

На практике этот документ встречается не только во взаимоотношениях между юридическими лицами, но и в контексте взаимодействия физических лиц. Примерами сфер применения гарантийных писем могут быть:

  • Трудовое право. В данном случае составляется гарантийное письмо о приеме на работу. Оно, как правило, требуется при подаче документов в ФМС для мигрантов.
  • Договорное право. Здесь довольно много ситуаций, которые могут потребовать составления гарантийных писем. Например, договор займа, аренды и т. д. Например, гарантийное письмо об оплате задолженности, гарантийное письмо от собственника помещения.

Гарантийное письмо (образец) составить не сложно, так как форма его написания – произвольная, а содержание зависит от конкретной ситуации.

Читайте так же:  Дополнительные требования к алиментам

Направить гарантийное письмо можно несколькими способами:

  1. Лично в руки. В этом случае получающая сторона должна расписаться на втором бланке документа.
  2. По почте заказным письмом.
  3. Посредством электронной почты.

Законодатель не предусматривает в нормах права образец гарантийного письма. Однако при его составлении рекомендуем обратить внимание на несколько обстоятельств:

  • обязательно указывайте получателя документа, в частности его полное ФИО (или наименование юридического лица), адрес, телефон и иные сведения;
  • в тексте письма прописывайте все самым подробным образом – на основании чего возникли правоотношения сторон и что обеспечивается письмом, в какие сроки будут производиться те или иные действия и т. д.;
  • к письму можно приложить все документы, с которыми вы посчитаете нужным ознакомить вторую сторону;
  • если письмо составляется на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись;
  • как правило, гарантийное письмо составляется в ответ на претензию, поэтому целесообразно в самом тексте документа данный факт отразить;
  • в конце письма обязательно ставьте дату и подпись, причем подпись должна быть только уполномоченного лица (юридическое лицо дополнительно ставит свою печать).

Бланк гарантийного письма, которое составляется от имени юридического лица, должен содержать все его реквизиты (полное и сокращенное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон).

Если документ составляется от имени физического лица, то порядок написания произвольный.

Гарантийное письмо – как написать?

Письмо пишется в простой письменной форме либо на официальном бланке юридического лица, либо на обычной бумаге физическим лицом.

В зависимости от конкретной ситуации гарантирующая сторона должна написать сроки и, в случае необходимости, способы выполнения взятого на нее обязательства.

Безусловно, гарантийное письмо не является документом, обязательным для исполнения, так как не носит нормативного характера. Однако при его составлении стороны надеются на порядочность и исполнительность должника. То есть данные отношения основаны на доверии.

При взаимодействии компании между собой, а также с частными лицами нередко возникает необходимость составить гарантийное письмо по определенному образцу. В законодательстве отсутствуют конкретные требования к такому документу, поэтому каждая фирма вправе сама выбирать ту или иную форму. О том, как правильно его составить, а также реальные примеры написания – далее.

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2F2ann.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F09%2Fi

При составлении следует иметь в виду, что вне зависимости от конкретного образца, этот документ подтверждает определенные факты, которые указываются в тексте, например:

  • намерение подписать договор (часто для этого также составляется предварительный договор);
  • сведения о банковском счете;
  • гарантии выполнения определенных обязательств.

Оно всегда подписывается руководителем компании. Наряду с ним подпись может поставить и заместитель, а также любое другое должностное лицо, которое также поручается за выполнение обязательств (например, главный бухгалтер).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Вне зависимости от конкретного образца гарантийное письмо всегда распечатывают сам на бланке компании, на котором указаны контактные данные, полное наименование учреждения. Как правило, в документе также ставится печать фирмы.

Для правильного составления, можно придерживаться любого образца. Содержание конкретного документа, как правило, зависит от конкретного случая, однако должно содержать следующие сведения:

  • дата составления и исходящий номер, который зарегистрирован в специальном журнале учета компании;
  • наименование получателя, а также, ФИО генерального директора компании или другого сотрудника, на имя которого оно посылается;
  • в качестве название документа обычно указывается сама тема;
  • далее следует текст, который составляется лаконично и предельно конкретно (как правило, весь текст умещается на 1 печатную страницу);
  • если к письму прикладываются документы, которые подтверждают факт гарантии, заполняется раздел «Приложения», в которых указывается название этих документов, их количество и вид (оригинал или копия).
  • в конце указывается должность и фамилия имя отчество сотрудника, который его составил;
  • далее ставится дата и подпись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если сотрудник действует на основании доверенности, он указывает реквизиты этого документа, а также прикладывает к ниму копию доверенности. В таком случае печать компании, как правило, не ставится.

В настоящий момент в деловом документообороте сложилась определенная практика написания, на основании которой можно определить несколько типов этого документа:

  1. Письмо, выражающее намерение (имеет декларативный характер) – по сути, это оферта, которую контрагент может принять, а затем подписать основной договор.
  2. Гарантия оплаты услуги или товара, который был поставлен контрагентом.
  3. Гарантия оплаты кредитных обязательств перед банками и другими кредиторами.
  4. Гарантия возврата денежных средств или товарно-материальных ценностей – с помощью этого письма поставщик, реализующий товар, дополнительно подтверждает, что он вернет средства полностью или частично при определенных обстоятельствах (например, наличие заводского брака). Здесь же можно уведомить, что в определенных случаях возврат не возможен, как показано на примере. Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2F2ann.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F09%2Fimage2-4
  5. Проведения работ по устранению недостатков (например, в случае гарантийного обслуживания по ранее составленному договору купли-продажи).
  6. Поручительство работодателя о том, что он примет на работу гражданина. Это особенно важно в тех случаях, когда на предыдущей работе он должен отработать 14 дней, однако после увольнения будет работать именно в ней.
Читайте так же:  Оскорбление личности — преступление или хамство

Исходя из содержания документа бланк должен обязательно содержать шапку, собственно текст с обещанием выполнить обязательства, а также дату, подпись и расшифровку подписи должностного лица, представляющего компанию. Поэтому за основу бланка можно взять такой.

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2F2ann.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F09%2Fimage3-16

В самом простом варианте образец включает в себя только самые основные разделы, а именно:

  • кому оно адресовано;
  • кто его составил;
  • содержание;
  • дата, подпись и печать.

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2F2ann.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F09%2Fimage4-15

Если речь идет об оплате товара, который в данный момент тестируется для принятия окончательного решения о покупке или отказе, можно воспользоваться таким образцом.

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2F2ann.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F09%2Fimage5-4

В некоторых случаях оно имеет другое название, например «График выплаты по кредитным обязательствам». Тогда важно только прописать график погашения – т.е. сроки и суммы.

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2F2ann.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F09%2Fimage6

Если работодатель дает поручительство трудоустроить гражданина, пример будет выглядеть следующим образом:

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ proxy?url=https%3A%2F%2F2ann.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F09%2Fimage7-2

Вне зависимости от конкретного образца, при составлении желательно исходил из следующих правил:

  1. Стиль изложения только официально деловой.
  2. Объем не более 1-2 печатных страниц
  3. В тексте нежелательно употреблять сложные синтаксические конструкции, которые затрудняют восприятие.
  4. Недопустимы любые грамматические ошибки.
  5. Поскольку письмо должно гарантировать определенные действия, которые намерена выполнить сторона, то прописывать их следует отдельным абзацем и выделять разными средствами (курсивом, полужирным или более крупным шрифтом).
  6. Сам текст обещания должен быть предельно конкретным – например: «Ручаемся внести оплату за услугу подключения к сети Интернет в соответствии с договором возмездного оказания услуг от 22.05.2014 г. в срок не позднее 30.11.2017 года» (а не в ноябре этого года).

Важно усилить свое ручательство, подкрепив ее соответствующими документальными подтверждениями, если это возможно.

Всегда составляется в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись генерального директора и синяя печать. Один экземпляр остается на хранении у отправителя и регистрируется в журнале учета документооборота.

  • лично в руки вместе с курьером;
  • заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении;
  • с помощью скана документа через электронную почту – в этом случае важно понимать, что отправляется именно подлинник, который отсканирован или сфотографирован.

По факсу его не отправляют, поскольку в этом случае не всегда известно, насколько качественно оно будет пропечатано и дойдет ли до конкретного адресата.

Вне зависимости от содержания текста, а также образца, по которому оно было составлено, документ имеет юридическую силу. Однако конкретная ответственность связана с теми обязательствами, которые указывается в тексте:

  1. В большинстве случаев оно составляется как декларация намерений о том, что компания заключит в будущем договор на определенных условиях. Тогда считается, что юридическое лицо только выразило свои намерения, от которых может и отказаться. Поэтому в данном случае оно имеет только информирующий характер.
  2. Также они составляются в тех случаях, когда компания подтверждает свое намерение оплатить товар или услугу за определенный период времени. Обязательно нужно привести ссылки на конкретные договоры и другие документы между контрагентами.
  3. Составляется и для банка, когда компания подтверждает наличие долговых обязательств и намерение внести очередной платеж или же погасить весь долг до конкретного срока.

В последних 2 случаях компания, которая составила, не только заявляет о намерении оплатить товар, услугу или финансовое обязательство, но и гарантирует сделать это в определенный период времени. Поэтому такой документ имеет полную юридическую силу. Соответственно, вторая сторона может использовать письмо в качестве дополнительного доказательства, если возникнет необходимость проведения судебного разбирательства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если компания принимает на себя обязательства оплатить долг перед банком или перевести средства на счета контрагента за товары и услуги, то в случае возможного обращения в суд срок исковой давности отсчитывается с даты составления гарантийного письма по определенному образцу об этом говорит соответствующая судебная практика.

Таким образом, письмо не равноценно договору, однако представляет собой письменное свидетельство от лица компании, поэтому любая заинтересованная сторона может использовать этот документ во время судебных разбирательств в качестве дополнительного доказательства.

Изображение - Гарантийное письмо как составить правильный документ 3456363343
Автор статьи: Сергей Шевцов

Добрый день! Я уже чуть более 11 лет предоставляю услуги юридической помощи свои клиентам. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в удобном виде всю нужную информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 4

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here