Сколько лет хранятся больничные листы в организации

Сегодня предлагаем вниманию статью на тему: "Сколько лет хранятся больничные листы в организации". Мы попытались полностью раскрыть тему, а наш специалист Сергей Шевцов поделится важными комментариями основанными на опыте работы.

Актуально на: 19 октября 2018 г.

Организации и ИП должны обеспечивать сохранность документов, непосредственно относящихся к их деятельности и служащих основанием для расчета налогов, взносов, пособий, зарплаты и т.д., на протяжении определенного времени. Так какой же срок хранения больничных листов в организации?

Если обратиться к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), то сохранность больничных листов нужно обеспечивать в течение 5 лет. Однако, согласно пп.6 п.3.4 ст.23 НК РФ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, в течение 6 лет. А так как листки нетрудоспособности относятся к документам, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, то срок хранения больничных листов не может быть меньше этого шестилетнего срока.

Листки нетрудоспособности могут быть затребованы и изучены при проверке ФСС. Ведь больничные листы являются документами, подтверждающими расходы по социальному страхованию. Причем, как считает ФСС, если проверяющим во время проверки не будут предоставлены именно подлинники больничных листов, то данный факт является достаточным основанием для отказа в зачете «больничных» расходов работодателя (Письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761 ). Правда, такой отказ можно попытаться оспорить (Определение ВС РФ от 12.12.2014 № 309-КГ14-5016 ).

Видео (кликните для воспроизведения).

Чтобы по первому требованию проверяющих из ФСС найти интересующий их больничный лист, имеет смысл подшивать листки нетрудоспособности в отдельную папку (а не с другими документами), к которой также прикладывать журнал регистрации больничных листов.

Сколько лет хранятся больничные листы в организации?

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fnsovetnik.ru%2Ffiles%2Flori-0022493171-smallwww

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

У юриста сразу же возникнет мысль, что противоречия здесь нет, так как исчисление взносов в соцстрах не имеет ничего общего с выплатами по больничному. Однако уже упомянутый нами НК РФ рассматривает данный вопрос иначе. Ст. 421 НК РФ определяется база, с учетом которой рассчитываются страховые взносы. В данную базу включаются все выплаты работнику, которые начисляются в его пользу работодателем.

Читайте так же:  Что это означает муниципальное унитарное предприятие

Однако в силу ст. 422 НК РФ выплаты по больничному листу в данную базу не включаются. Говоря проще, с «больничных» денег, выплаченных работнику, взносы платить не требуется, так как они затем будут частично возмещены организации из средств соцстраха.

Видео (кликните для воспроизведения).

Соответственно, при решении вопроса о том, сколько хранить больничные листы в организации, требуется руководствоваться самым продолжительным сроком, т. е. хранить их нужно 5 лет. При этом ссылаться необходимо не на принадлежность больничного листка к первичным учетным документам, а на требования ст. 23 НК РФ.

Итак, хранить больничные листы необходимо в месте, ограничивающем доступ к ним посторонних лиц. При этом порядок хранения определяется внутри самой организации. Лишь по истечении 5 лет, которые исчисляются с момента окончания финансового года, в котором данный лист был использован, он может быть уничтожен.

Какой срок хранения больничных листов в организации?

Срок хранения больничных листов в организации законодательством определяется как соответствующий 5 или 6 годам в зависимости от применяемого нормативного акта. Изучим, о каких источниках права может идти речь.

Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. Такие документы должны храниться фирмой в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Однако есть и альтернативная точка зрения, по которой срок хранения больничного — 5 лет, исходя из того, что:

1. В п. 896 разд. 11.1 Перечня, введенного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, содержится предписание о необходимости хранения больничного в течение 5 лет. Данный акт не является нормативным для большинства сфер правоотношений, но, исходя из принципа правовой аналогии, его положения применяются многими организациями.

2. Предписание хранить бухгалтерские документы, к которым относятся и больничные листки, в течение 5 лет содержится в п. 98 Положения по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н).

Однако положения НК РФ как федерального закона имеют более высокую юридическую силу — их и следует придерживаться.

Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке ФСС. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нём могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.

Узнать больше о применении листков нетрудоспособности в фирме вы можете в статьях:

Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии

Предприятия и индивидуальные предприниматели обязательно должны определенное время хранить у себя основные документы, которые касаются работы их сотрудников. Они могут понадобиться для начисления налогов, заработной платы и прочих расчетов. Эта же норма относится и к больничным листам.

Сколько лет хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный лист – это первичный учетный документ, поэтому его хранение должно происходить в соответствии с нормами, касающимися бухгалтерской документации.

Статья 29 Федерального закона №402, нормы которого касаются бухгалтерского учета, говорит о том, что подобные документы нужно хранить согласно архивному делу. Наименьший срок хранения должен составлять 5 лет после окончания отчетного периода (года).

Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fmoyaidea.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F09%2F1%25D0%25B0%25D0%25B0%25D0%25BF%25D0%25B5%25D1%2580

Приказ Министерства культуры №558 также указывает на срок хранения больничных листов в организации длительностью в 5 лет.

При этом наблюдается прямое влияние больничных на размер страховых взносов. Это делает их документами, которые подтверждают уплату страховки.

В этом случае пункт 6 части 2статьи 28 Федерального закона №212 говорит о том, что такие документы нужно хранить в организации не менее 6 лет.

При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию. После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям.

Если больничные листы будут отсутствовать, то и возмещение выплат проводиться не будет. Поэтому хранить эти документы крайне важно.

Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности.

Уничтожение больничных листов после истечения их срока действия

По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают. Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать. Должны быть произведены такие действия:

  1. Создание комиссии. Из работников предприятия нужно сформировать комиссию, которая выберет просроченные документы.
  2. Составление акта. Такой документ потребуется при будущих проверках или судебных делах. В акте обязательно должны быть указаны реквизиты всех уничтоженных больничных листов.
  3. Уничтожение документов. После соблюдения вышеупомянутой процедуры документы можно уничтожать любым удобным способом (сжечь, выбросить или передать на утилизацию).
Читайте так же:  Правила торговли продовольственными товарами

Соблюдение такого порядка уничтожения прописано в приказе Минкультуры РФ №526.

Хранение листов нетрудоспособности является обязательной нормой, которая закреплена в законодательстве. Несоблюдение этой нормы приведет к сложностям во время проверки ФСС.

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения больничных листов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Документ доступен: с 20 до 24 ч. (выходные, праздники – 24 часа)

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения больничных листов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: с 20 до 24 ч. (выходные, праздники – 24 часа)

Документ доступен: с 20 до 24 ч. (выходные, праздники – 24 часа)

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fimg.ppt.ru%2Fimg%2Fee30d4bf039476bce050adc41d0d8d7a

Сроки хранения тех или иных документов очень важно соблюдать в связи с тем, что запрос их контролирующими органами возможен в любой момент. В то же время хранить документацию, появляющуюся на протяжении всего периода существования компании, достаточно сложно и затратно: необходимо найти место для хранения, организовать учет архивных документов, назначить ответственное лицо. В нашей статье расскажем, как оптимально организовать сохранение больничных листов, чтобы обеспечить отсутствие претензий проверяющих и одновременно не складировать лишние документы.

Сроки хранения всех документов, которые используются в процессе деятельности организации, утверждены Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010. Согласно пункту 896 Приказа, срок хранения больничных листов в организации установлен равным 5 годам.

Сроки, установленные Приказом Минкультуры, используются в том случае, если для определенной документации не установлены сроки сохранности в более высоких по рангу законодательных актах.

Иерархия законодательных актов РФ федерального уровня:

  1. Конституция.
  2. Федеральные конституционные законы.
  3. Кодексы.
  4. Федеральные законы.
  5. Акты президента РФ.
  6. Акты правительства РФ.
  7. Нормативные акты министерств и ведомств.

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе .

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

  • первичные документы;
  • учетные регистры;
  • бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Что говорит законодательство в области налогов и сборов

Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С 01.01.2017 администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34).

При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет.

Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009 (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с 01.01.2017. Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2016 году и ранее.

С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.

Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».

Таким образом, срок хранения больничных листов целесообразно установить равным 6 годам. Именно этот срок предписывает нам Налоговый кодекс РФ, являющийся законодательным актом высокого уровня, в котором упоминается срок хранения листков нетрудоспособности.

Документация на предприятиях должна сохраняться на протяжении определенного времени. Сроки хранения устанавливаются федеральными законами на государственном уровне и их необходимо неукоснительно придерживаться.

Лист нетрудоспособности – это документ-основание, по которому производится начисление денежных средств из фонда социального страхования. Начисление этих средств производится под строгим государственным контролем и подлежит проверкам, поэтому данные бланки должны не только правильно храниться, но и грамотно уничтожаться.

Читайте так же:  Как узнать свой инн

Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fznatoktruda.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2Fwsi-imageoptim-ui-59251594b03765.06259723

Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой. Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты. Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.

Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.

Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН. И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.

Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fznatoktruda.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2Fwsi-imageoptim-9fad7934471a5a05cc36245c32f531e1

Сколько хранятся больничные листы? Этот вопрос крайне важен, потому что в процессе деятельности предприятия образуется огромное количество документации. Если ее всю хранить постоянно, то через какое-то время она просто займет все свободное пространство. Хранение ненужной информации к тому же может привести к путанице. Но как определить, что нужно, а что нет?

Для определения сроков хранения различной документации Приказом Министерства культуры России №558 от 2010 года был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. В этом Перечне перечисляются все документы, которые должны сберегаться в организациях, а также указывается продолжительность такого хранения.

Срок хранения больничных листов на предприятии по Перечню – пять лет. Ранее в государственном законодательстве был некий диссонанс, и срок хранения бюллетеней в различной документации указывался по-разному. Например, в Федеральном законе №212-ФЗ о страховых взносах, оговаривалось, что сберегать бумаги, которые относятся к уплате страховых сумм, следует не менее шести лет. С 1 января 2017 год, данный ФЗ отменен, а уплата страховых выплат регулируется Налоговым кодексом РФ, а существующее несоответствие упразднено. Сегодня при определении сроков хранения листов нетрудоспособности нужно ориентироваться исключительно на Перечень.

Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fznatoktruda.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2Fwsi-imageoptim-razmer-bolnichnogo

Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.

Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.

Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.

Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации. Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.

Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?

Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fznatoktruda.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2Fwsi-imageoptim-unichtojenie-dokumentov

Порядок утилизации листов нетрудоспособности с истекшими сроками хранения будет следующим:

  1. Архивный работник подготавливает папки, которые уже пересекли рубеж своего обязательного хранения.
  2. Создается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Комиссия проверяет не только сроки хранения, чтобы убедиться, что они действительно истекли, но и содержимое папки, дабы не уничтожить бланки, которые еще могут понадобиться.
  3. Затем составляется акт, в который вносят сведения об уничтожаемых папках.
  4. Сам факт утилизации оформляется дополнительным документом и напрямую зависит от того каким именно образом данная процедура производится.
Читайте так же:  Как получить налоговый вычет за обучение

Акты об утилизации хранятся постоянно в отдельной папке. В акте указывается номер папки, ее содержимое, даты ее хранения и срок уничтожения. Как поступить с бумагами, которые исчерпали свой срок хранения, решается внутри организации. Например, их можно сдать на вторсырье для переработки или уничтожить через шредер. Если папки ушли на вторсырье, то к акту прикрепляется копия ТТН. Если утилизация произведена иным способом, то пишется дополнительный акт о способе уничтожения, времени и месте.

Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fspmag.ru%2Fsites%2Fspmag.ru%2Ffiles%2Fstyles%2Fout%2Fpublic%2Ffield%2Fimage%2Flori-0005391979-bigwww

Листок нетрудоспособности является документом, на основании которого выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Естественно, так как на основании больничного организация выплачивает деньги, возникает вопрос – каков срок хранения больничных листов, на основании которых сотрудникам платили пособия?

Больничный лист, ввиду того, что по нему производятся те или иные выплаты, которые подтверждают расходы организации или ИП, является первичным учетным документом. Такой же вывод можно найти, к примеру, в судебной практике. В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 17 февраля 2009 г. по делу № А45-6602/2008 сделал вывод, что листок нетрудоспособности является документом первичного бухгалтерского учета. Из чего следует дальнейший вывод – больничный лист должен храниться в соответствии с правилами хранения бухгалтерских документов.

По закону о бухгалтерском учете (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) первичные документы и регистры бухгалтерского учета должны храниться по правилам организации государственного архивного дела. Минимальных срок хранения, прописанный в законе о бухучете – 5 лет после отчетного периода (то есть года).

Заметим, что при этом нет документов Минтруда или ФСС России, которые прямо указывают на этот срок. Есть ведомственные документы различных министерств, разъясняющих сроки хранения больничных листов в организации. Один из таких документов, прямо указывающих на срок в 5 лет – это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558. В перечне документов, утвержденных этим приказом, в п. 11.1 четко сказано: листки нетрудоспособности хранятся 5 лет.

Но есть и другое мнение. Больничные прямо влияют на исчисление и уплату страховых взносов в ФСС, поэтому являются документами, которые должны храниться не в соответствии с правилами хранения учетных бухгалтерских документов, а по правилам хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. А для этих документов законом №212-ФЗ четко прописан шестилетних срок хранения (п.6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Исходя из этого, лучше больничные листы хранить 6 лет.

Листок нетрудоспособности – документ, по которому предприятие выплачивает сотрудникам пособия. При этом часть пособий возмещается из средств ФСС работодателю после представления в отделение ФСС документов о произведенных выплатах сотрудникам. Сотрудники Фонда соцстраха проводят камеральную проверку документов и на основании решения отделения ФСС возмещают сумму пособий. Если у организации или ИП не будет подтверждающих документов о произведенных выплатах, в частности, того же больничного листка, пособие могут не возместить. Может возникнуть вопрос по выплатам и позже, в рамках выездной проверки Фонда. Поэтому необходимо сохранить больничные, по которым производились выплаты.

Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fspmag.ru%2Fsites%2Fspmag.ru%2Ffiles%2Fstyles%2Fout%2Fpublic%2Ffield%2Fimage%2Flori-0005391979-bigwww

Листок нетрудоспособности является документом, на основании которого выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Естественно, так как на основании больничного организация выплачивает деньги, возникает вопрос – каков срок хранения больничных листов, на основании которых сотрудникам платили пособия?

Больничный лист, ввиду того, что по нему производятся те или иные выплаты, которые подтверждают расходы организации или ИП, является первичным учетным документом. Такой же вывод можно найти, к примеру, в судебной практике. В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 17 февраля 2009 г. по делу № А45-6602/2008 сделал вывод, что листок нетрудоспособности является документом первичного бухгалтерского учета. Из чего следует дальнейший вывод – больничный лист должен храниться в соответствии с правилами хранения бухгалтерских документов.

По закону о бухгалтерском учете (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) первичные документы и регистры бухгалтерского учета должны храниться по правилам организации государственного архивного дела. Минимальных срок хранения, прописанный в законе о бухучете – 5 лет после отчетного периода (то есть года).

Заметим, что при этом нет документов Минтруда или ФСС России, которые прямо указывают на этот срок. Есть ведомственные документы различных министерств, разъясняющих сроки хранения больничных листов в организации. Один из таких документов, прямо указывающих на срок в 5 лет – это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558. В перечне документов, утвержденных этим приказом, в п. 11.1 четко сказано: листки нетрудоспособности хранятся 5 лет.

Но есть и другое мнение. Больничные прямо влияют на исчисление и уплату страховых взносов в ФСС, поэтому являются документами, которые должны храниться не в соответствии с правилами хранения учетных бухгалтерских документов, а по правилам хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. А для этих документов законом №212-ФЗ четко прописан шестилетних срок хранения (п.6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Читайте так же:  Неправомерно списали баллы с карты

Исходя из этого, лучше больничные листы хранить 6 лет.

Листок нетрудоспособности – документ, по которому предприятие выплачивает сотрудникам пособия. При этом часть пособий возмещается из средств ФСС работодателю после представления в отделение ФСС документов о произведенных выплатах сотрудникам. Сотрудники Фонда соцстраха проводят камеральную проверку документов и на основании решения отделения ФСС возмещают сумму пособий. Если у организации или ИП не будет подтверждающих документов о произведенных выплатах, в частности, того же больничного листка, пособие могут не возместить. Может возникнуть вопрос по выплатам и позже, в рамках выездной проверки Фонда. Поэтому необходимо сохранить больничные, по которым производились выплаты.

Журнал регистрации больничных листов в организации

Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения.

Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.

Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fwarmedia.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F3915

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

  • выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
  • проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
  • быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:

  1. Сначала указывается полное наименование юридического лица (в скобках дополнительно можно прописать и сокращенный вариант) или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.

Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fwarmedia.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F70027

  • Заранее указывается дата начала заполнения регистрационной книги, а также момент окончания внесения записей.
  • В случае, если на предприятии у каждого документа имеется персональный номер, то и журналу присваивается индивидуальный индекс по существующей номенклатуре дел.
  • Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:

    1. Изначально указывается порядковый номер предоставленного бланка.
    2. В следующий столбец имеющейся таблицы вносится информация о дате, когда сотрудник принес медицинский документ работодателю.
    3. Обязательно внесение данных и о самом работнике: Ф.И.О., сведения о занимаемой им в компании должности, а также, если предприятие крупное, то и название подразделения организации, в котором он трудится.
    4. Записывается индивидуальный номер листка нетрудоспособности.
    5. Заполняется следующий столбец, в котором указываются данные о поликлинике, где сотрудник проходил лечение.
    6. Обозначается нетрудоспособный период: указывается дата, когда работник ушел в вынужденный «отпуск», а также дата закрытия больничного.
    7. В конце в документе делается пометка о том, сколько всего дней отсутствовал на рабочем месте сотрудник.

    Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fwarmedia.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F32618

    Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по ссылке.

    Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.

    Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

    Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.

    Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.

    Изображение - Сколько лет хранятся больничные листы в организации 3456363343
    Автор статьи: Сергей Шевцов

    Добрый день! Я уже чуть более 11 лет предоставляю услуги юридической помощи свои клиентам. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в удобном виде всю нужную информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

    Обо мнеОбратная связь
    Оцените статью:
    Оценка 4.6 проголосовавших: 11

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here